Herramientas técnicas para gestionar / optimizar reservas, y beneficios de centralizar estas operaciones de forma automática

En el mundo del turismo, la gestión de reservas desempeña un papel crucial. La capacidad de administrar eficazmente las reservas de habitaciones es esencial para mantener un negocio de alojamiento funcionando sin problemas y, lo que es más importante, para garantizar la satisfacción del cliente. Para lograrlo, la tecnología desempeña un papel fundamental, y en este artículo, exploraremos tres componentes clave en este ámbito: el PMS (Property Management System, o Sistema de Gestión de Propiedades), el Motor de Reservas y el Channel Manager. También descubriremos los beneficios de centralizar estas reservas.

¿Qué es un PMS (Sistema de Gestión de Propiedades)?

El PMS, o Sistema de Gestión de Propiedades, es el corazón de cualquier negocio de alojamiento. Es un software que permite a los hoteles, hostales, cabañas, apartamentos y otros tipos de alojamiento, gestionar todas sus operaciones diarias de manera eficiente. Algunas de sus funciones clave incluyen:

• Registro de huéspedes y gestión de perfiles.
• Gestión de inventario de habitaciones.
• Procesamiento de reservas y check-ins/check-outs.
• Facturación y seguimiento de pagos.
• Gestión de servicios de alimentos y bebidas.
• Informes y análisis.

Un PMS bien implementado agiliza las operaciones, reduce errores y mejora la experiencia del huésped al garantizar una gestión eficiente de las reservas y la información del cliente.

Motor de Reservas

El Motor de Reservas es una herramienta en línea que permite a los huéspedes realizar reservas directamente en el sitio web, redes sociales u otras vías de comunicación del establecimiento. Esto disminuye la dependencia de intermediarios y terceros, como agencias de viajes en línea (OTA), al tener la posibilidad de una reserva directa por parte del usuario. Algunos de los beneficios de contar con un Motor de Reservas son:

• Mayor control: Los establecimientos pueden administrar sus tarifas, disponibilidad y políticas de cancelación de manera independiente.
• Incremento de las reservas directas: Al proporcionar una experiencia de reserva sencilla y conveniente, se alienta a los huéspedes a reservar directamente en el sitio web, WhatsApp o perfiles de Redes Sociales, como también tu publicación en el portal.
• Ahorro de comisiones: Reducir la dependencia de las OTA permite a los establecimientos ahorrar en comisiones y aumentar sus márgenes de beneficio.
• Integración: Las reservas ingresadas desde los diferentes canales, se sincronizan en el PMS, evitando la superposición y overbooking.

Channel Manager

Un Channel Manager es una herramienta que permite a los alojamientos gestionar su presencia en múltiples canales de venta en línea, como OTAs (Agencias online como Booking, Airbnb, Expedia, etc), metabuscadores (como Google, Trivago, TripAdvisor) sitios de reservas, y redes de afiliados. Los beneficios de utilizar un Channel Manager incluyen:

• Evitar overbookings (reservas superpuestas para una misma fecha): El Channel Manager sincroniza automáticamente la disponibilidad en todos los canales, evitando la sobreventa de habitaciones.
• Ahorro de tiempo: La gestión centralizada ahorra tiempo y recursos, ya que no es necesario actualizar manualmente cada canal por separado.

Maximización de la visibilidad: Llegar a un público más amplio al estar presente en múltiples canales.

Beneficios de Centralizar las Reservas

Centralizar las reservas a través de un PMS, un Motor de Reservas y un Channel Manager ofrece una serie de ventajas significativas:

1. Mayor eficiencia operativa: La gestión centralizada simplifica las operaciones diarias y reduce el riesgo de errores.
2. Reducción de costos: Al optimizar la gestión de inventario, los establecimientos pueden reducir los costos operativos y aumentar sus márgenes de beneficio.
3. Mejora de la experiencia del cliente: La centralización de reservas garantiza una gestión más efectiva de la disponibilidad y una comunicación más fluida con los huéspedes.
4. Mayor control: Los propietarios y gerentes tienen un control completo sobre su inventario, tarifas y políticas.

En conclusión, en la industria hotelera, la gestión de reservas es esencial para el éxito. La combinación de un PMS eficiente, un Motor de Reservas y un Channel Manager (conocidos también por sistemas All in One, todo en uno) permite a los establecimientos maximizar sus ingresos, mejorar la experiencia del huésped y operar de manera más eficiente. La centralización de reservas es la clave para mantenerse competitivo en un mercado en constante evolución.

Recomendamos incorporar esta herramienta a alojamientos que:

• Hagan su gestión de reservas de forma manual o usen sistemas que no les dan las soluciones que necesitan o a precios que no son acordes a su estructura
• Tengan una ocupación relativamente sostenida
• Tengan administradores con muchas tareas a su cargo
• Estén en proceso o planificación de acciones de aumento de ocupación
• Presenten muchas unidades / propiedades para administrar
• Combinen con otros servicios, lo que complejiza su administración
• Quieran sumar conexiones a OTAs (Agencias online como Booking, Airbnb, etc) y Metabuscadores (como Google, TripAdvisor, Trivago) para ampliar sus posibilidades de ventas pero simplificando su gestión
• Tienen muchas consultas y requieren automatización en sus procesos
• Reconocen que necesitan profesionalizar sus servicios para seguir siendo competitivos
• Desean brindar facilidades a sus huéspedes (información detallada y personalizada, check in online, accesos digitales a las unidades de alojamiento)

Ahora que tienes esta información, podrás decidir con qué criterios avanzar (o no) en la incorporación de estas herramientas.